The Legal Lounge
     

    Privacy statement

    Privacybeleid

     

    Inleiding
    Stichting The Legal Lounge gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid wordt uitgelegd hoe Stichting The Legal Lounge omgaat met verwerkingen van persoonsgegevens welke plaatsvinden via de website www.thelegallounge.nl. Ook vindt u hier meer informatie over de verwerkingen van persoonsgegevens welke te maken hebben met overige bedrijfsprocessen binnen Stichting The Legal Lounge. Hierna wordt Stichting The Legal Lounge aangeduid als "Legal Lounge".

    In het privacybeleid wordt onder meer beschreven welke categorieën persoonsgegevens worden verzameld, voor welk doel de persoonsgegevens worden gebruikt en aan welke categorieën van ontvangers de persoonsgegevens worden verstrekt.

    Informatie over Legal Lounge

    Legal Lounge is statutair gevestigd te Amersfoort en ingeschreven onder inschrijvingsnummer 32154699 in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Voor vragen over het privacybeleid is Legal Lounge bereikbaar op werkdagen vanaf 08.30 uur tot 17.30 uur op telefoonnummer 033 - 450 80 00. U kunt daarbij vragen naar mevrouw mr. E.A. Klein Hofmeijer of de heer mr. W. Altenaar. Ook kunt u contact opnemen per e-mail via info@thelegallounge.nl.


    Verwerkingen van persoonsgegevens
    Verwerkingen van persoonsgegevens via de website

    Gebruik van het contactformulier
    Op onze website is een contactformulier aanwezig. Als u daarvan gebruikt wenst te maken, dan vraagt Legal Lounge u om de volgende persoonsgegevens te verstrekken:
    - Naam;
    - E-mail.

    Legal Lounge verwerkt persoonsgegevens van u voor de afhandeling van een door u aan ons gestelde vraag, klacht of andersoortige communicatie. Daarom moeten de persoonsgegevens ook verplicht worden ingevuld. De rechtsgrond van deze verwerking is dat deze gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Legal Lounge en van u. Dit belang bestaat concreet uit het belang van Legal Lounge en van u om vragen, klachten of andersoortige communicatie op verzoek van u af te kunnen handelen. Deze persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling van de met het contactformulier verzonden vraag, klacht of andersoortige communicatie. Daarna worden de persoonsgegevens verwijderd.

    Aanmelden voor lidmaatschap
    Via de website kunnen geïnteresseerde bedrijfsjuristen zich aanmelden voor een lidmaatschap van Legal Lounge. Juridisch gezien sluit u dan een overeenkomst met Legal Lounge. Op deze dienstverlening zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. U dient daarvoor in het bijbehorende formulier de volgende persoonsgegevens te verstrekken:

    - Achternaam;

    - Voorletters;

    - Voornaam;  

    - Titulatuur;   

    - Functie;       

    - Organisatie;

    - Adres;         

    - Postcode;    

    - Woonplaats;            

    - Telefoonnummer;  

    - Mobiel;        

    - Faxnummer;

    - E-mailadres.           

     

    Als bovenstaande persoonsgegevens niet door u worden verstrekt, dan kunt u zich niet aanmelden voor het lidmaatschap van Legal Lounge.

     

    De persoonsgegevens worden gebruikt om een ledenlijst bij te kunnen houden. Deze ledenlijst wordt gebruikt vanuit praktische doeleinden, bijvoorbeeld om leden uit te nodigen voor de bijeenkomsten die Legal Lounge (al dan niet gezamenlijk met een partner) organiseert of voor het toezenden van mailings. Concreet houdt dit in dat Legal Lounge, zolang u lid bent van Legal Lounge, contact met u zal opnemen om onze dienstverlening onder de aandacht te brengen. De persoonsgegevens worden zolang u als lid verbonden bent aan Legal Lounge bewaard. De rechtsgrond van deze verwerking is dat deze gegevensbescherming noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Legal Lounge en van u. Dit belang bestaat concreet uit het praktische belang van Legal Lounge om bijeenkomsten te organiseren en hiervoor leden te kunnen uitnodigen en uit een commercieel belang om onze producten en diensten bij u onder de aandacht te kunnen brengen. Daardoor beschikt u, als lid, bijvoorbeeld over kennis en kunt u op eenvoudige wijze in contact komen met andere bedrijfsjuristen.

    Let op dat u zich te allen tijde kunt uitschrijven en ons kunt verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen uit de ledenlijst. Legal Lounge zal daar zonder meer gehoor aan geven. Het recht van bezwaar komt verderop in dit privacybeleid ook aan de orde. 

    Uw persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derde partijen voor commerciële doeleinden.

     

    Let op dat tijdens een bijeenkomst foto's kunnen worden gemaakt. Daarover treft u verderop in dit privacybeleid meer informatie aan.

     

    Aanmelden voor een bijeenkomst
    Het is mogelijk dat u zich via info@thelegallounge.nl aanmeldt voor een bijeenkomst van Legal Lounge (bijvoorbeeld een inhoudelijke sessie of een workshop). Juridisch gezien sluit u dan een overeenkomst met Legal Lounge. Op deze dienstverlening zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. U dient daarvoor per e-mail de volgende persoonsgegevens te verstrekken:
    - Voornaam;
    - Achternaam;
    - E-mail.

    Als bovenstaande persoonsgegevens niet door u worden verstrekt, dan kunt u zich niet aanmelden voor de bijeenkomst.

    De persoonsgegevens worden gebruikt om een deelnemerslijst van de bijeenkomst bij te kunnen houden. Deze deelnemerslijst wordt gebruikt vanuit praktische doeleinden, bijvoorbeeld om te bepalen of de bijeenkomst wel of niet door kan gaan in verband met de daarvoor getoonde animo of moet worden opgesplitst in meerdere sessies. De rechtsgrond van deze verwerking is dat deze gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Legal Lounge en van u. Dit belang bestaat concreet uit het praktische belang van Legal Lounge om een bijeenkomst te kunnen organiseren. Daarnaast moet de informatie beschikbaar zijn mocht er onverhoopt een incident plaatsvinden tijdens uw bezoek aan een bijeenkomst (denk aan een ontruiming) maar ook zodat meer informatie beschikbaar is indien mogelijk een incident heeft plaatsgevonden (bijvoorbeeld diefstal).

    Uw persoonsgegevens kunnen na het sluiten van de overeenkomst ook worden gebruikt om vanuit Legal Lounge telefonisch contact met u op te nemen voor commerciële doeleinden. Concreet houdt dit in dat wij u binnen zes maanden na het sluiten van de overeenkomst maximaal éénmaal telefonisch benaderen. De persoonsgegevens worden daarom tot uiterlijk zes maanden na het sluiten van de overeenkomst bewaard. De rechtsgrond van deze verwerking is dat deze gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigde belang. Dit belang bestaat concreet uit een commercieel belang om onze producten en diensten bij u onder de aandacht te kunnen brengen. Wij hebben op onze beurt veel tijd en zorg besteed aan het organiseren van een evenement. Gedurende dat evenement heeft u van ons kennis ontvangen of een activiteiten mogen bijwonen, waar normaliter voor betaald dient te worden. In ruil voor het organiseren en kunnen bijwonen van het evenement, vinden wij het redelijk en gerechtvaardigd dat wij u één keer telefonisch onze producten en diensten onder de aandacht kunnen brengen.

     

    Let op dat u te allen tijde, dus ook voorafgaand aan het moment dat wij telefonisch contact met u hebben opgenomen, gebruik kunt maken van uw recht van bezwaar. Legal Lounge zal daar zonder meer gehoor aan geven en in dat geval geen telefonisch contact met u opnemen. Het recht van bezwaar komt verderop in dit privacybeleid ook aan de orde.

     

    Uw persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derde partijen voor commerciële doeleinden.

    Let op dat tijdens de bijeenkomst foto's kunnen worden gemaakt. Daarover treft u verderop in dit privacybeleid meer informatie aan. 

     

    Verwerkingen welke betrekking hebben op overige bedrijfsprocessen


    Introductie

    Langs deze weg informeren wij u ook over een aantal verwerkingen van persoonsgegevens welke betrekking hebben op overige bedrijfsprocessen binnen Legal Lounge.

     

    Gegevensbeschermingsbeleid
    Legal Lounge en haar medewerkers zijn gebonden aan een (intern) gegevensbeschermingsbeleid. Op basis daarvan is het medewerkers alleen toegestaan om (met inachtneming van het gegevensbeschermingsbeleid) persoonsgegevens te verwerken als dat nodig is voor de uitvoering van een opgedragen taak. Legal Lounge is in relatie tot haar leden en/of relaties zelf verantwoordelijke ten aanzien van de informatie die zij verzamelt. Daarnaast zijn medewerkers gebonden aan specifieke instructies over hoe om te gaan met persoonsgegevens. Als voorbeeld kan men denken aan de instructie dat medewerkers documenten van Legal Lounge (waarin zich persoonsgegevens bevinden) niet op een eigen apparaat op mogen slaan. Ook dient een computersysteem vergrendeld of afgesloten te zijn als een medewerker niet aanwezig is op kantoor en zijn alle medewerkers gehouden aan een strikte geheimhouding.

     

    Evaluatieformulieren
    Tijdens bijeenkomsten van Legal Lounge verzoeken wij u om een evaluatieformulier in te vullen. Wij vragen u de volgende persoonsgegevens te verstrekken:
    - Bedrijfsnaam;         

    - Naam;                           

    - Telefoonnummer;   

    - E-mail.        

    Het invullen van het evaluatieformulier is niet verplicht.


    De aangegeven feedback op de evaluatieformulieren gebruikt Legal Lounge om de bijeenkomsten en haar dienstverlening daar waar mogelijk te verbeteren.  De evaluatieformulieren worden direct na de bijeenkomst in het computersysteem van Legal Lounge opgeslagen waarbij de persoonsgegevens worden verwijderd, tenzij u (op dit evaluatieformulier) heeft aangegeven dat u nieuwsbrieven of andersoortige informatie van Legal Lounge wenst te ontvangen dan wel op een andersoortige manier in contact wenst te komen met Legal Lounge en/of met de partner die de bijeenkomst mede heeft georganiseerd. De rechtsgrond van deze verwerkingen is dat deze gegevensverwerkingen noodzakelijk zijn voor de behartiging van ons gerechtvaardigde belang. Dit belang bestaat concreet uit het kunnen beoordelen en optimaliseren van de dienstverlening voor u.

     

    Indien u op uw evaluatieformulier heeft aangegeven dat u nadere informatie van Legal Lounge wenst te ontvangen, dan kunnen uw persoonsgegevens worden gebruikt om telefonisch contact met u op te nemen voor commerciële doeleinden. Concreet houdt dit in dat wij u binnen zes maanden na het sluiten van de overeenkomst maximaal éénmaal telefonisch benaderen om onze dienstverlening onder de aandacht te brengen. De persoonsgegevens worden daarom tot uiterlijk zes maanden na het inleveren van het evaluatieformulier bewaard. De rechtsgrond van deze verwerking is dat deze gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigde belang. Dit belang bestaat concreet uit een commercieel belang om onze producten en diensten bij u onder de aandacht te kunnen brengen. Wij hebben op onze beurt veel tijd en zorg besteed aan het organiseren van een evenement. Gedurende dat evenement heeft u van ons kennis ontvangen of een activiteiten mogen bijwonen, waar normaliter voor betaald dient te worden. In ruil voor het organiseren en kunnen bijwonen van het evenement, vinden wij het redelijk en gerechtvaardigd dat wij u één keer telefonisch onze producten en diensten onder de aandacht kunnen brengen.

     

    Let op dat u te allen tijde, dus ook voorafgaand aan het moment dat telefonisch contact wordt opgenomen, gebruik kunt maken van uw recht van bezwaar. Legal Lounge zal daar zonder meer gehoor aan geven en in dat geval geen telefonisch contact met u opnemen. Daarnaast kunt u ook een verzoek indienen om de betreffende persoonsgegevens te laten verwijderen. Het recht van bezwaar komt verderop in dit privacybeleid ook aan de orde.

     

    Mailings

    Legal Lounge verstuurt op regelmatige basis mailings met inhoudelijk informatie. Deze mailing zal u in principe alleen worden toegestuurd nadat Legal Lounge daarvoor uw toestemming heeft ontvangen. Deze toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken (de verwerkingen van vóór de intrekking blijven echter rechtsgeldig). Daarvoor is in de mailing een afmeldmogelijkheid beschikbaar.

     

    Maken van verslagen van evaluatiegesprekken en nadere kennismakingsgesprekken met leden
    Legal Lounge voert met haar leden regelmatig evaluatiegesprekken of nadere kennismakingsgesprekken om de door Legal Lounge verzorgde dienstverlening en bijeenkomsten te  bespreken en om te beoordelen of leden mogelijk interesse heeft in overige juridische producten of diensten. Van de betreffende evaluatiegesprekken wordt als uitgangspunt een gespreksverslag gemaakt. Dit gespreksverslag wordt in beginsel maximaal vijf jaar bewaard, gerekend vanaf de dag dat het evaluatiegesprek heeft plaatsgevonden. De rechtsgrond van deze verwerkingen is dat deze gegevensverwerkingen noodzakelijk zijn voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Legal Lounge. Dit belang bestaat concreet uit het kunnen beoordelen en optimaliseren van de dienstverlening voor het betreffende lid.  

     

    Let op dat u te allen tijde, dus ook voorafgaand aan het moment dat wij het gesprekverslag opstellen, gebruik kunt maken van uw recht van bezwaar. Legal Lounge zal daar zonder meer gehoor aan geven en in dat geval geen gespreksverslag opstellen. Daarnaast kunt u ook een verzoek indienen om de betreffende persoonsgegevens te laten verwijderen. Legal Lounge dient per verzoek te beoordelen of daaraan gehoor kan worden gegeven. Dit is namelijk niet onder alle omstandigheden mogelijk. Beide rechten komen ook verderop in dit privacybeleid aan de orde.


    Foto's van bijeenkomsten
    Legal Lounge organiseert met enige regelmaat bijeenkomsten voor haar leden en andere geïnteresseerde bedrijfsjuristen. Het is mogelijk dat tijdens deze bijeenkomsten foto's of video's worden gemaakt. Het is mogelijk dat deze foto's of beelden worden gepubliceerd op de website, in een mailing of andersoortige uiting van Legal Lounge en/of van een partner die samen met Legal Lounge het betreffende evenement organiseert. De betreffende foto's zullen niet langer dan vijf jaar na de bijeenkomst actief worden gepubliceerd. Dit laat onverlet dat het mogelijk is dat publicaties langer beschikbaar blijven op plaatsen waar Legal Lounge niet bevoegd is om informatie te verwijderen en/of te wijzigen.

    De rechtsgrond van deze verwerkingen is dat deze gegevensverwerkingen noodzakelijk zijn voor de behartiging van ons gerechtvaardigde belang (en eventueel de partner waarmee Legal Lounge een bijeenkomst organiseert). Dit belang bestaat concreet uit een commercieel belang. Wij (en eventueel de partner waarmee Legal Lounge een bijeenkomst organiseert) hebben veel tijd en zorg besteed aan het organiseren van een bijeenkomst. Gedurende die bijeenkomst heeft u van ons kennis ontvangen of een activiteit mogen bijwonen, waar normaliter voor betaald dient te worden. In ruil voor het organiseren en kunnen bijwonen van de bijeenkomst, vinden wij het redelijk en gerechtvaardigd dat bovengenoemde verwerkingen van persoonsgegevens plaatsvinden. Dit zodat wij kunnen onderbouwen dat Legal Lounge actief investeert in haar ledennetwerk en relaties.  

    Legal Lounge zal voorafgaand aan een bijeenkomst aan iedere deelnemer de mogelijkheid bieden om bezwaar te maken tegen deze mogelijke publicatie. Daarnaast kunt u te allen tijde, dus ook tijdens een bijeenkomst, gebruik maken van uw recht van bezwaar. De handelingen waartegen bezwaar wordt gemaakt, zullen dan niet worden uitgevoerd. Eventuele handelingen welke voorafgaand aan het moment van bezwaar hebben plaatsgevonden, blijven wel rechtsgeldig.

     

    Social media
    Legal Lounge beschikt over een eigen LinkedIn-pagina die leden en/of relaties van Legal Lounge kunnen volgen. De persoonsgegevens van volgers worden niet verspreid, opgeslagen of voor andere doeleinden gebruikt, tenzij dit expliciet is beschreven in dit privacybeleid.

     

    Bewaartermijn

    In dit privacybeleid is aangegeven wat de bewaartermijn van persoonsgegevens is. Als niet een expliciete bewaartermijn is opgenomen, dan bewaart Legal Lounge de persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld en verwerkt.

     

    Cookies 
    Op onze website wordt gebruik gemaakt van functionele cookies (door middel van Google Analytics). Met deze cookies wordt bijvoorbeeld uw taalvoorkeur onthouden.

     

    Op onze website maken wij ook gebruik van analytische cookies. In het bijzonder gebruiken wij het systeem Google Analytics. Het gebruik van deze analytische cookies is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Legal Lounge en de bezoekers van de website. Op deze manier kan Legal Lounge bijvoorbeeld analyseren welke pagina's het meest bezocht worden en hoe bezoekers op onze website zijn gekomen. Legal Lounge heeft maatregelen getroffen om de herleidbaarheid van bezoekers aan onze website zo veel mogelijk te beperken. Legal Lounge heeft in dat kader gekozen voor het maskeren van het laatste zogenoemde octet van het IP-adres. Ook zijn er andere maatregelen getroffen op de privacy van de websitebezoekers te waarborgen. Zo is in Google Analytics de functie 'gegevens delen' uitgezet. Ook maakt Legal Lounge geen gebruik van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics cookies. Met Google is daarnaast een verwerkersovereenkomst gesloten. Deze getroffen maatregelen zijn in lijn met de "Handleiding privacyvriendelijk instellen van Google Analytics" van de Autoriteit Persoonsgegevens .

     

    Op onze website wordt geen gebruik gemaakt van tracking cookies.

     

    Beveiliging

    Legal Lounge heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen.

    Voor wat betreft de website betekent dit onder meer dat persoonsgegevens versleuteld aan ons worden verzonden via een zogenoemde HTTPS-verbinding. E-mails worden verzonden door e-mailservers die STARTTLS, DMARC, DKIM en SPF ondersteunen. Daardoor is het mogelijk dat met uw ontvangende e-mailservers (indien deze dit ondersteunen) een beveiligde verbinding wordt opgezet.

     

    De technische beveiliging van de aan Legal Lounge toebehorende computersystemen is vormgegeven in overleg met een daarin gespecialiseerd IT-bedrijf. Ook heeft Legal Lounge diverse organisatorische maatregelen genomen. Legal Lounge en haar medewerkers zijn daarnaast gebonden aan een (intern) gegevensbeschermingsbeleid, waarin specifieke instructies voor medewerkers zijn opgenomen over hoe om te gaan met persoonsgegevens.

     

    Verwerkers en andere derden

    Persoonsgegevens kunnen in opdracht van Legal Lounge worden verwerkt door zogenoemde verwerkers en sub-verwerkers. Denk aan het hostingbedrijf dat de website host en zorgt voor het verzenden van de automatische (bevestigings)e-mails of aan een partner die een bijeenkomst mede organiseert en/of faciliteert. Legal Lounge heeft met deze verwerkers en sub-verwerkers een verwerkersovereenkomst gesloten. De verwerkers en sub-verwerkers handelen onder verantwoordelijkheid van Legal Lounge en mogen geen eigen verwerkingen uitvoeren op de persoonsgegevens. Uw persoonsgegevens worden niet verstrekt aan andere partijen, met uitzondering van de partijen zoals beschreven in dit privacybeleid en/of als Legal Lounge daartoe op basis van de wet of een rechterlijke uitspraak verplicht is.


    Uw privacyrechten
    Op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: "AVG") heeft u een aantal rechten. U heeft het recht om Legal Lounge te verzoeken om inzage (art 15 AVG) en rectificatie (art. 16 AVG) of wissing van uw persoonsgegevens (art. 17 AVG). Ook heeft u het recht om Legal Lounge te verzoeken om beperking van de verwerking van persoonsgegevens (art. 18 AVG). Onder bepaalde omstandigheden heeft u ook recht op overdraagbaarheid van gegevens (art. 20 AVG) en het recht van bezwaar (art. 21 AVG). Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens is meer informatie te vinden over wanneer het mogelijk is één of meer van deze rechten uit te oefenen.

    Als u van een of meer van deze rechten gebruik wilt maken, dan kunt u contact opnemen met Legal Lounge via de hierboven genoemde contactmogelijkheden.

    Los van bovenstaande rechten, heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

    Wijzigingen
    Dit privacybeleid kan worden gewijzigd. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen. De huidige versie van het privacybeleid is het laatst gewijzigd op 14 januari 2019.